Automatización y organización: Conecte su red de tecnología

«Lo que nos preocupa aquí es la interconexión fundamental de todas las cosas», explicó Dirk Gently, el detective holístico homónimo en la novela más vendida de Douglas Adam. «Veo la solución de cada problema como detectable en el patrón y la red del conjunto.»

Dirk Gently solía investigar eventos paranormales, pero hoy su filosofía de interconexión podría igualmente equiparlo para una carrera en IT. Resolver un problema técnico hoy en día puede requerir que seas una especie de detective de TI, investigando cuál de tus aplicaciones, dispositivos, redes o flujos de trabajo es el verdadero culpable cuando el sospechoso obvio resulta ser completamente inocente.

Podríamos pensar en los diversos bits de tecnología que usamos como herramientas separadas para tareas individuales. Pero ninguna tecnología digital es independiente. Cada dispositivo, aplicación, aparato o lo que sea depende de un montón de otras tecnologías para hacer las cosas – cada una se vende por separado. Nuestras herramientas digitales son en realidad sólo componentes de un complejo ecosistema digital interconectado.

Lo que cuenta es cómo todo funciona en conjunto.

Los profesionales del marketing digital, especialmente en los medios sociales, están acostumbrados a trabajar con una bolsa de aplicaciones diferentes, cada una centrada en hacer una cosa bien, y a menudo un montón de otras tareas relacionadas o tangenciales un poco menos bien. La forma en que las distintas herramientas funcionan juntas puede estar llena de compromisos y soluciones provisionales.

Por ejemplo, hace poco empecé a usar el Zoom para grabar entrevistas, que guarda automáticamente el audio en mi ordenador como un archivo .m4a. Pero la aplicación que uso para la edición de audio no reconoce los archivos .m4a, algo que siempre parece olvidar hasta que me da un golpe con el mensaje de error. Así que tengo que usar otra aplicación para convertir el archivo a .mp3 primero.

Es una solución alternativa, y el resultado final es el mismo. Pero convertir los archivos requiere un tiempo y un esfuerzo que sería completamente innecesario si trabajara con aplicaciones más compatibles entre sí. Por eso he empezado a experimentar con otros programas de edición de audio que se adapten mejor a mis flujos de trabajo actuales.

Y esa es la cuestión. Elegir dispositivos o aplicaciones basados en tareas distintas puede significar que tus flujos de trabajo deben ser ajustados y comprometidos para que se ajusten a las herramientas. Siempre que sea posible, deberías diseñar tus flujos de trabajo ideales y luego seleccionar las tecnologías que mejor se adapten a la forma en que prefieres trabajar.

Cuando planifique sus flujos de trabajo, considere lo que sucede entre las tareas. Cómo deberían moverse los datos, archivos o proyectos de una tecnología a la siguiente. Busque oportunidades para automatizar o simplificar algunos de ellos entre los pasos.

Tal vez el CMS pueda integrarse con la plataforma de marketing por correo electrónico para llenar automáticamente su boletín con los últimos artículos, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores manuales.

Tal vez pueda automatizar aún más pasos con Zapier, especialmente cuando la información necesita transferirse entre aplicaciones. Por ejemplo, Zapier puede copiar automáticamente los archivos adjuntos de los correos electrónicos de tu bandeja de entrada de Gmail a una carpeta de Dropbox, o sincronizar los datos de pago de tu cuenta de PayPal con una hoja de Google Sheet compartida con tu contable.

Este último ejemplo también es un recordatorio para que consideres cómo encajan tus compañeros de trabajo, clientes y otros interesados en las cosas. Sus flujos de trabajo – y las herramientas para encajar – deben ser convenientes para ellos también.

Una vez que haya trazado sus flujos de trabajo ideales de esta manera, muchas de sus opciones tecnológicas se harán obvias porque apoyan las conexiones e integraciones necesarias.

Como Dirk Gently, tener una visión holística de su entorno digital, buscando las conexiones y patrones entre las cosas, puede revelar que el conjunto de su ecosistema tecnológico es mayor que la suma de sus partes.