Las 5 principales plataformas de software para eventos virtuales de 2023

Con los eventos en persona temporalmente pospuestos debido a problemas de salud, las plataformas de eventos virtuales han tomado protagonismo en el 2023.

Si has estado en línea en el 2023, has visto un anuncio promocionando un evento virtual. Tiene sentido. Después de todo, los eventos en persona no son posibles ahora mismo debido a COVID-19. Pero tal vez has pensado para ti mismo, «¿Qué es un evento virtual de todos modos?»

Los eventos virtuales son muy similares a los eventos en persona, excepto que están alojados en Internet en lugar de en un único lugar físico. Aún así, la gente se presenta a una hora determinada, escucha a los oradores, ve a los artistas, se relaciona con los demás… Todos los detalles de los eventos regulares en persona, excepto en línea.

A menudo, el contenido del evento virtual se graba y se pone a disposición de los miembros de la audiencia después de que el evento concluye.

Esta es la cuestión, para poder organizar un evento virtual, necesitarás una plataforma de evento virtual. Vamos a sumergirnos:

¿Qué es una plataforma de eventos virtuales?

Una plataforma de eventos virtuales es una herramienta que te permitirá recrear la vibración de una conferencia en persona o una exposición comercial a través de Internet.

Los usuarios deben poder recibir a varios oradores en sesiones tanto en vivo como pregrabadas utilizando este tipo de software, así como permitir a los asistentes interactuar con los anfitriones del evento en momentos predeterminados.

Este tipo de herramienta es diferente a un software de reuniones virtuales como Zoom o GoToMeeting. El software para reuniones virtuales está diseñado para que pequeños grupos se reúnan de forma íntima y cara a cara, incluso cuando los participantes se encuentran a kilómetros de distancia unos de otros. Estas soluciones generalmente tienen permisos y características limitadas también.

Las plataformas de eventos virtuales son diferentes porque proporcionan a los administradores una multitud de formas de relacionarse con los asistentes, incluyendo salas de espera, encuestas, preguntas y respuestas, chat en vivo y más. Mientras que el software para reuniones virtuales coloca a cada usuario en una «sala», el software para eventos virtuales es para presentaciones entre un puñado de oradores, y todos los asistentes están «en la audiencia», con sus cámaras web y micrófonos apagados.

Puede pensarse que el software para reuniones virtuales reúne a los usuarios para sentarse en una mesa, mientras que las plataformas para eventos virtuales colocan a los usuarios en la audiencia y los presentadores están en el escenario.

¿Qué se puede hacer con una plataforma de eventos virtuales?

Ahora que sabemos lo que es una plataforma de eventos virtuales, hablemos de lo que puedes hacer con ella. Hay bastantes opciones, que cubriremos a continuación:

Eventos virtuales

Por supuesto, no sería una plataforma de eventos virtuales si no pudieras organizar eventos virtuales en ella. El tipo de evento que usted organiza puede variar desde pequeños y exclusivos seminarios web hasta grandes reuniones que incluyen miles de personas de todo el mundo.

Básicamente, estamos hablando de cualquier evento virtual que cuente con uno o más oradores y una audiencia que se sintonice para escuchar y aprender, pero que no necesariamente hable por sí misma.

Sesiones de preguntas y respuestas

Una plataforma adecuada del evento virtual contará con un sistema integrado de preguntas y respuestas para que los asistentes puedan hacer preguntas a los oradores y/o moderadores en momentos específicos durante el evento virtual.

No importa el tipo de evento que se celebre, en persona o virtual, la participación de la audiencia es clave. Pero los encuentros organizados por Internet deben prestar especial atención a la participación del público, ya que los asistentes pueden desconectarse fácilmente y hacer otra cosa cuando se aburren.

Una sesión de preguntas y respuestas es una gran manera de atraer a su público y aportarles valor durante su evento virtual. Al seleccionar una plataforma de evento virtual, asegúrese de que tiene esta característica.

Chats de la audiencia

Deberá elegir una plataforma de evento virtual que permita a los asistentes hacer preguntas a los oradores en el momento adecuado. ¡Pero no te olvides de las charlas de la audiencia también!

Muchas personas asisten a eventos para relacionarse con sus pares. Esto puede ser difícil de hacer en un entorno digital, especialmente si no se ofrece una opción de chat conveniente. Seleccione una plataforma de evento virtual que permita a los asistentes hablar entre ellos, así como con los oradores y los administradores.

Talleres interactivos

Los talleres interactivos, también conocidos como sesiones de grupo, suelen ser pequeñas capacitaciones que permiten a los asistentes «ensuciarse» con temas específicos, hacer preguntas y participar de otra manera mucho más de lo que pueden hacerlo durante los discursos de apertura estándar.

Durante un taller interactivo, no se debe silenciar a los asistentes y alentarlos a entablar diálogos de ida y vuelta con los moderadores y otros espectadores. Asegúrese de que la plataforma de eventos virtuales en la que invierta le permitirá organizar talleres interactivos.

Encuestas de la audiencia

Otra forma de mantener a tu audiencia involucrada durante un evento virtual es hacerles preguntas a través de una encuesta digital. La mayoría de las plataformas de eventos virtuales permiten algún tipo de cuestionarios que pueden ser distribuidos antes, durante o después del evento virtual en cuestión.

¿Qué debería preguntar a sus asistentes? Lo que quieras! Por ejemplo, pregúnteles qué sesión les interesa más o cómo mejorar su próximo evento virtual.

Folletos gratuitos

Si alguna vez has estado en un evento en persona, especialmente uno organizado para profesionales de negocios, sabes que los folletos son abundantes. Desde los horarios de los eventos hasta el material de las lecciones, los argumentos de venta y los cupones de descuento, los asistentes al evento siempre se van con un montón de cosas.

Es importante que te asegures de que la plataforma de eventos virtuales que elijas facilite también la distribución de estos contenidos.

Transmisión en vivo

Las mejores plataformas de eventos virtuales le permitirán organizar su evento en un sitio web específico y transmitir sus sesiones a los medios sociales y a YouTube.

Al integrar la plataforma de su evento con varias redes sociales, podrá involucrar a más personas y exponer la marca de su empresa a una mayor audiencia. ¿Y no es esa la razón por la que estás organizando tu evento en primer lugar? Selecciona una plataforma de eventos virtuales con esta función.

Páginas de destino personalizadas

Presumiblemente, no estás organizando un evento virtual para el diablo de esto. Probablemente lo haces para promover la marca de tu compañía y llegar a una audiencia específica. Por eso, querrá que los asistentes se registren en su evento para que pueda obtener su información de contacto.

Sugerimos trabajar con una plataforma de eventos virtuales que ofrezca páginas de aterrizaje personalizadas para este propósito. De esta manera puedes incrustar formularios y widgets de tu elección, y también seleccionar colores, imágenes y logotipos que reflejen tu marca.

Opciones de marketing de eventos

Si no promociona su evento virtual, nadie asistirá. Afortunadamente, muchas plataformas de eventos virtuales cuentan con herramientas de marketing que puedes usar para ayudar a atraer a una multitud.

Por ejemplo, la plataforma que usted elija podría darle la posibilidad de crear listas de correo electrónico basadas en formularios de registro y enviar mensajes automatizados para recordarles sobre su próxima conferencia, taller o seminario. Aunque probablemente ya tenga herramientas de marketing a su disposición, las incorporadas en la plataforma de eventos virtuales que elija pueden ser bastante útiles.

Las 5 principales plataformas de eventos virtuales de 2023

1. Big Marker

BigMarker es considerado por muchos como «la plataforma de video número uno para webinars, cumbres y conferencias virtuales» por sus características de fácil uso y sus populares integraciones. Grandes marcas como Google, McDonalds y Panasonic usan BigMarker.

Precio: $79 – $299+ al mes

Características notables:

• Micrositios y páginas de aterrizaje
• Video interactivo en vivo
• Transmisión de medios sociales
• Encuestas integradas
• Folletos de la audiencia
• Marketing por correo electrónico

Resumen: Tanto si buscas organizar una pequeña sesión de entrenamiento de webinar como una conferencia masiva en línea para 1.000 personas, puedes hacerlo con BigMarker.

Tendrás acceso a las funciones de participación estándar como compartir pantalla, encuestas y sondeos, y grabación de sesiones. Los asistentes también pueden interactuar (con el permiso del anfitrión del evento) a través del chat y la comunicación audiovisual. Además, podrás transmitir tu evento virtual a Facebook o YouTube, lo cual puede ser muy útil, como mencionamos anteriormente.

Para las empresas que buscan aumentar la conciencia de marca, BigMarker permite a los usuarios añadir logotipos y colores de la empresa a sus reuniones digitales. También viene con una funcionalidad de marketing por correo electrónico incorporada para que puedas contactar fácilmente con nuevos clientes potenciales sobre tu próximo evento.

Por último, debemos mencionar que BigMarker está basado en un navegador, lo que significa que no tendrás que descargar ningún software para usarlo, a diferencia de otras plataformas de eventos virtuales del mercado.

Cuidado con: BigMarker tiene mucho que ofrecer, pero también tiene sus inconvenientes. Por ejemplo, algunos usuarios se han quejado de la mala calidad de audio y video.

2. GoToWebinar

GoToWebinar es otra popular plataforma de eventos virtuales que le permitirá planificar, promover y organizar con éxito una atractiva reunión digital. Compañías bien conocidas como Unbounce, Mention y Gainsight eligen GoToWebinar.

Precio: $49 – $399 al mes (pagado anualmente)

Características notables:

• Plantillas de webinar
• Marca personalizada
• Encuestas y sondeos
• Grabación de eventos
• Análisis detallado

Resumen: A pesar de su nombre, GoToWebinar le permitirá organizar conferencias y cumbres virtuales para hasta 2.000 personas, no sólo pequeños eventos de webinar.

También tendrá acceso a una variedad de herramientas de participación, como compartir la pantalla, encuestas de audiencia y folletos; capacidades de marketing por correo electrónico automatizado; opciones de marca personalizada y más.

Para aquellos que buscan sobrecargar sus eventos de promoción de eventos virtuales, está GoToStage, que es un feed de GoToWebinar que promueve los webinars a una audiencia de millones de personas. Si su evento es elegido para estar en la primera página, ¡podría generar una cantidad increíble de tráfico!

Una vez completado el evento virtual, tendrás la oportunidad de ver un detallado panel de análisis para conocer más sobre tu audiencia.

Cuidado con: Aunque GoToWebinar tiene un gran impacto, no es tan fácil de usar como otras plataformas de eventos virtuales en el mercado.

HeySummit

HeySummit es la plataforma de eventos virtuales perfecta para los profesionales que no tienen conocimientos técnicos. Es súper fácil de usar y tiene algunas capacidades notables, que discutiremos a continuación. Dicho esto, HeySummit no tiene tantas características como otras opciones.

Precio: $29 – $291 al mes (pagado anualmente)

Características notables:

• Constructor de la página de aterrizaje
• Sesiones en vivo y pregrabadas
• Tableros de control de los altavoces de autoservicio
• Análisis detallado de eventos

Resumen: La experiencia de HeySummit comienza con la página de aterrizaje. Los usuarios pueden construir páginas dinámicas con el clic de un botón; luego permiten a los asistentes elegir fácilmente las sesiones que más les interesan durante la fase de registro.

HeySummit es igual de sencillo de usar para los planificadores de eventos, también, gracias al tablero de mandos de los altavoces. Invita a los oradores a añadir sus propias biografías, fotos y enlaces de medios sociales a sus perfiles de eventos y ahórrate incontables horas de trabajo.

Una vez concluida la cumbre virtual, puedes echar un vistazo a las métricas para ver cómo se desempeñó. Conozca cuántos participantes asistieron realmente, el tiempo promedio de observación, cómo los asistentes descubrieron su evento y más.

Tenga cuidado con: Para poder ofrecer charlas en vivo, debe integrar HeySummit con Zoom o BigMarker. Esto será un inconveniente para algunos usuarios que preferirían tener la posibilidad de albergar sesiones de eventos en vivo sin necesidad de integrar varios sistemas.

Hopin

Hopin es una plataforma de software para eventos virtuales que ofrece la transmisión de seminarios y eventos por Internet, pero brilla por sus numerosos enfoques tácticos para relacionarse con los asistentes en la recepción, el escenario, las sesiones, la creación de redes y las áreas de exposición.

Precio: $99/usuario/mes y más

Características notables:

• Sesiones de webinar con chat y encuestas
• Áreas de exposición interactivas
• Personalizable, de marca
• Herramienta de programación de eventos simple y flexible

Resumen: Hopin es una plataforma de eventos en vivo, todo en uno, que permite a los usuarios crear, organizar y administrar eventos en vivo y seminarios en la web para hasta 100.000 asistentes.

La recepción, el escenario, las sesiones, la creación de redes y las áreas de exposición ofrecen cada una una interacción única y personal con los asistentes.

Hopin ofrece lo básico, como chat, encuestas y eventos personalizados y de marca, pero lo que lo diferencia de las otras plataformas es la simplicidad de su herramienta de programación de eventos.

La herramienta de programación de eventos es una forma rápida y poderosa de planificar conferencias y series de eventos desde una perspectiva de arriba hacia abajo.

Cuidado con: Los eventos de Hopin duran un máximo de 72 horas, lo que significa que cualquier prueba y ensayos realizados antes del evento principal se consideran nuevos eventos con sus propios registros y costos adicionales.

SpotMe

SpotMe es una plataforma de compromiso que ofrece a sus usuarios la posibilidad de crear eventos tanto en directo como a petición. Al igual que muchas otras plataformas, SpotMe ofrece sesiones de grupos, agendas personalizadas y comunicación bidireccional entre el personal del evento y los asistentes.

Precio: de 400 a 26.700 dólares al mes

Características notables:

• Interfaz de usuario simple y digerible
• Se dispone de complementos para ayudar en diversos aspectos de la producción
• Crear y transmitir eventos con una flexibilidad increíble

Resumen: SpotMe funciona como una plataforma de eventos virtuales de alta gama, todo en uno, que permite a los usuarios crear y transmitir eventos, seminarios web, sesiones de capacitación, encuestas y muchos otros métodos de participación.

SpotMe presta servicios para ayudar a sus usuarios en todas las etapas del ciclo de vida de los eventos virtuales, incluida la orientación de los oradores, la producción de vídeo en directo, la interpretación en directo e incluso la asistencia en el diseño y la creación de campañas. Los usuarios consideran que su apoyo es sumamente útil.

La propia plataforma de participación también cuenta con una interfaz muy fácil de usar que no requiere que los usuarios y administradores aprendan una herramienta complicada sólo para conseguir la difusión de un evento virtual.

Cuidado con: El precio es aún más alto. El paquete «Avanzado» es de 60.000 dólares al año, y los niveles superiores ni siquiera indican sus precios públicamente. Los usuarios también informan que la administración puede ser difícil, como «aprender a codificar un programa».

¿Por qué organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales se han vuelto muy populares en el 2023, lo que no es sorprendente. Permiten a las empresas llegar a sus audiencias mientras mantienen las mejores prácticas de distanciamiento social seguro. También facilitan la construcción de la conciencia de marca y la autoridad a escala masiva.

¿Está pensando en organizar su propio evento virtual? Ahora ya sabes qué buscar en una plataforma de eventos virtuales! Háganos saber en los comentarios si ha utilizado alguna de las herramientas mencionadas anteriormente, o si hay alguna plataforma específica que nos hayamos perdido.